Conservazione digitale dei documenti: quando legge e tecnologia vanno a braccetto

Nata per esigenze di spazio e per favorire la distruzione dei fascicoli cartacei scaduti o prescritti, la conservazione digitale dei documenti, come descritto sul sito di savinosolution.com, ha rappresentato, fin dai suoi esordi, una vera e propria evoluzione.

Al giorno d’oggi, chiunque è in grado di accedere ad attestati e certificati di vario tipo, tramite credenziali di accesso ad uso individuale. Il tutto preservando la sicurezza dei dati ed evitando code chilometriche presso gli uffici preposti.

Ma, se al privato cittadino occorrono pochi istanti per concludere le procedure, la situazione si fa più complessa per le imprese e le persone giuridiche in genere. Le variabili di cui tenere conto sono, in questi casi, molto più numerose.

Per proteggere le informazioni trasmesse e non incorrere in sanzioni amministrative, la consulenza di una società ufficialmente riconosciuta dall’AGID si rivela indispensabile, in una corretta gestione fiscale.

Proseguendo nella lettura, vedremo più da vicino il significato di alcuni concetti chiave. Capiremo, inoltre, i vantaggi per start-up, aziende già avviate, commercialisti e professionisti del giuridico.

Conservazione digitale dei documenti: aspetti da chiarire

Innanzitutto, vogliamo sottolineare la differenza tra il tema in oggetto e l’archiviazione documentale, spesso confuse. Con la prima espressione intendiamo il salvataggio del materiale di nostro interesse all’interno di un sistema di raccolta (l’archivio, per l’appunto).

Il processo comprende, oltre alla conservazione propriamente detta, anche le fasi di emissione e di ricerca. Tutto ciò indipendentemente da un’acquisizione tramite scanner o direttamente in modalità digitalizzata.

Nel caso in esame, invece, ci riferiamo ai cambiamenti nel mantenimento dei dati. Sotto tale presupposto, avviene una sostituzione dei formati cartacei in files idonei all’informatizzazione. Il risultato è un risparmio sui costi e sugli spazi, significativo fin dal breve termine.

Al fine di non invalidare la conservazione, i documenti devono presentare la marca temporale e la firma digitale. La prima conferma l’ora e la data di emissione, mentre la seconda ne assicura l’autenticità.

Vantaggi della digitalizzazione

Fra gli aspetti positivi di questa evoluzione spiccano, oltre al contenimento degli spazi e al risparmio di tempo, anche la possibilità di accedere e scaricare i documenti 24 ore su 24, in pochi e semplici passaggi.

A questo bisogna aggiungere la riduzione delle spese per carta, inchiostro ed eventuale invio per posta. I benefici, quindi, riguardano anche l’impatto ambientale: la diminuzione degli sprechi è un obiettivo sempre più di vitale importanza, in ogni settore.

Per una gestione corretta della documentazione consigliamo, a chi non è esperto, di richiedere il supporto di un professionista opportunamente formato. In fase di scelta, si terrà conto sia del livello di preparazione tecnico-legale sia dell’acquisizione dei certificati per poter operare.

Formati e documenti idonei agli archivi informatizzati

Come per la persona fisica, i files per la conservazione digitale relativa alle imprese possono essere di vario tipo. Tra i più salvati troviamo PDF, Word (sia di Office che di Open Office), JPG, TIFF, XML, estensioni TXT e formati compatibili con le e-mail.

Quanto ai documenti, dobbiamo dire che non tutti si prestano al mantenimento all’interno di un sistema computerizzato. La rassegna che segue non è esaustiva, ma tiene conto dei più importanti e compatibili con i più diffusi sistemi operativi.

Tra quelli idonei ricordiamo modelli F23-F24, dichiarazioni dei redditi, bilanci, fatture (comprese quelle da e per la Pubblica Amministrazione), scontrini e ricevute fiscali, lettere di vettura. Sono da includere, infine, anche libri paga, matricola e sociali, registri di protocollo e fascicoli elettorali in formato elettronico.