Eventi aziendali: come realizzarli

Eventi aziendali: come realizzarli

La crescita di un’ azienda passa senza alcun dubbio attraverso gli eventi aziendali.

Quest’ultimi hanno lo scopo di divulgare il prodotto offerto dall’azienda, di formazione specifica del personale, condividere esperienze per migliorare il rapporto fra azienda e dipendenti. Le tipologie degli eventi possono essere diverse in base al ruolo aziendale dei partecipanti e allo scopo per cui viene organizzato un evento: dal marketing con cene di gala o aperitivi con il fine ultimo di presentare ai clienti uno specifico prodotto, al meeting formativo illustrando gli obiettivi e le strategie di mercato dell’azienda ai dipendenti.

Fasi per organizzare un evento aziendale di successo

Organizzare un evento aziendale è più facile a dirsi che a farsi: perché questo possa avvenire in maniera professionale e utile allo scopo necessita che venga progettato step by step;

Di fondamentale importanza perché l’evento aziendale abbia successo è la fase del pre-congresso ovvero il momento in cui viene studiato l’evento in tutte le sue parti:

il breafing ovvero quello che l’Azienda s’aspetta dall’evento e quali sono le aspettative e gli obbiettivi da raggiungere.

Il budget che l’azienda vuole dedicare all’evento; Questo dato è il più importante da conoscere perché partendo da esso sarà possibile decidere le strategie da adottare.

Il Team di lavoro professionale ed esperto, fondamentale per la buona riuscita dell’evento.

Scelta della location. E’ il luogo dove svolgere l’evento aziendale e deve tenere conto della platea a cui verrà proposto l’incontro sia per gli spazi che per logistica.

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L’evento aziendale e l’importanza delle persone

Una volta che la progettazione dell’evento è stata eseguita perché tutto si attenga alle premesse è necessaria la presenza di persone formate e professionali che ne garantiscano la riuscita.

Un’ efficiente società di meeting planner non lascia nulla al caso: sia si tratti di un incontro formale o informale, di caratura internazionale o di rilevanza locale, le persone dedicate all’accoglienza degli ospiti o di futuri acquirenti è fondamentale; hostess, steward, traduttori e interpreti con professionalità e competenza sono il vero motore che rende una conferenza, un meeting o una riunione societaria di valore e attenta ai bisogni dei partecipanti; uomini e donne sempre pronti a interagire con l’azienda e i suoi partner con lo scopo di fornire l’assistenza più adeguata.

La tecnologia al servizio dell’evento aziendale

Se da un lato l’aspetto umano è fondamentale l’approccio organizzativo di un evento aziendale non può esimersi dal non curare la parte tecnologica: Quest’ultima deve mettere a disposizione delle aziende che ne fanno richiesta non solo la tecnologia delle marche più affidabili per video proiettori, microfoni, sistemi di traduzione simultanea ma anche personale tecnico affidabile e professionale che possa ascoltare le esigenze del cliente cercando la soluzione più idonea per ogni singolo evento anche nel caso in cui l’azienda richiedente assistenza sia alle prime armi nel campo della telecomunicazione.

Un aspetto non trascurabile è la pubblicità del convegno che deve essere esaustivo nel programma e nei temi trattati. Il fine non ultimo è quello di suscitare interesse negli specialisti di settore invogliandoli a partecipare all’evento. Il social engagement infatti si pone come obiettivo quello di attirare e coinvolgere più professionisti possibili ad un singolo evento: risulta efficace l’utilizzo di hashtag o di live blogging dell’evento stesso.

L’evento aziendale è un momento di rilancio, di marketing importante in cui nulla deve essere lasciato al caso: affidarsi ad un’azienda competente e professionale è quanto mai necessario per la buona riuscita sia esso un meeting che una riunione aziendale. La competenza e serietà sono requisiti fondamentali perché l’azienda partner si senta sicura in ogni fase dell’evento: dall’inizio della progettazione alla fase finale della realizzazione. Ciò è possibile solo se ad organizzare l’evento aziendale siano presenti delle persone altamente specializzate e che la scelta dell’apparecchiatura tecnologica sia un momento fondamentale per avere un elemento comunicativo e di interattività qualitativamente superiore durante l’intera vita congressuale.