Perché scegliere un gestionale per Hotel

Perché scegliere un gestionale per Hotel

Il Gestionale Alberghiero (detto anche PMS – Property Management System) è una piattaforma software con il quale organizzare e rendere efficiente la gestione dell’azienda-hotel, come spiegato dall’azienda Webcoom, specializzata nel settore.

Il PMS permette di dirigere ed ottimizzare qualsiasi attività, dal semplice ricevimento dell’ospite, fino alla gestione dei vari reparti (food & beverage, spa, sale meeting, spiaggia, posti auto, ecc.).

Viene utilizzato dal personale alberghiero (front office e back office) per gestire il planning delle camere, le attività di pulizia, ricevimento, ristorante e molto altro. Alcuni software più completi consentono la gestione del magazzino, l’analisi del revenue (gestione dell’utile) e la pianificazione delle tariffe. Gli addetti al front office possono facilmente attingere a tutte le informazioni relative alla lista degli arrivi, degli ospiti in house e delle partenze; il manager, invece, ha la possibilità di consultare la situazione attuale e previsionale del business, ottimizzando il Revenue Management.

Il lavoro dell’albergatore e del suo staff viene, in questo modo, semplificato e velocizzato, andando a sostituire il vecchio “carta e penna” con delle procedure automatiche, riducendo gli errori e le dimenticanze e migliorando l’organizzazione interna, come avviene nel gestionale per hotel Scidoo – Software Gestionale per Hotel ed Alberghi.

Tutto ciò, inevitabilmente, si riflette anche sul cliente, il quale riceverà un servizio più efficiente e professionale, poiché frutto di una miglior organizzazione.

Il PMS è, inoltre, una fonte preziosa di informazioni: i report contenuti nel gestionale consentono, infatti, di avere una visione d’insieme sull’andamento dell’hotel dal punto di vista contabile, di produzione e manageriale.

In particolare, un PMS in Cloud, come quello realizzato dalla Webcoom, è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso ad internet.

Per utilizzarlo, infatti, è sufficiente avere una connessione ed accedere con le proprie credenziali.

Ciò fa sì che il gestore ed il suo staff possano controllare in qualsiasi momento e in qualsiasi parte del mondo l’andamento della struttura, le prenotazioni, i messaggi, i pasti, e tutto quello che concerne il proprio hotel, senza perdere alcun dato. Inoltre, scaricando la App del gestionale, è anche possibile ricevere notifiche, direttamente sul cellulare, inerenti gli arrivi e le partenze, le nuove prenotazioni, i servizi prenotati dall’ospite, gli alloggi da pulire e la relativa preparazione dei letti, i pasti ed i menu del ristorante. Il tutto in tempo reale! Le informazioni appena aggiornate diventano disponibili e visibili a qualunque dipendente ne abbia bisogno, dentro e fuori l’hotel, migliorando l’organizzazione e la collaborazione tra colleghi.

E’ inoltre possibile chattare con l’ospite tramite lo strumento della chat, con una comunicazione diretta, veloce ed informale.

Tutto ciò, aumentando la funzionalità e l’efficienza dell’organizzazione della struttura ricettiva, comporterà inevitabilmente anche un aumento del fatturato. Il cliente infatti, laddove soddisfatto, lascerà ottime recensioni, considerate la migliore pubblicità per un hotel.

In conclusione, un buon PMS permette di:

  • visualizzare e gestire le prenotazioni attraverso un planning
  • effettuare check-in/check-out
  • emettere documenti fiscali
  • generare schedine alloggiati ed ISTAT
  • applicare tassa di soggiorno
  • gestire tariffe e prezzi
  • controllare lo stato di pulizia degli alloggi
  • analizzare attraverso i report l’andamento delle vendite
  • collegarsi alle varie OTA tramite Channel Manager e al sito web tramite Booking Engine

E’ quindi di fondamentale importanza avere un PMS che permetta di lavorare in maniera veloce e di semplificare la gestione della struttura, andando di conseguenza a migliorare anche i servizio offerto.

Nel complesso, la difficoltà maggiore riscontrabile con l’integrazione di un buon PMS, è quella legata alla scelta dello stesso, poiché un investimento sbagliato può comportare un’inutile perdita di tempo e di denaro.

Superata la fase iniziale, la formazione del personale e l’integrazione del sistema consentiranno di semplificare nettamente tutte le attività organizzative, migliorando la gestione e il rendimento di tutto l’hotel.

Per ulteriori informazioni, consulta Cosa sono le OTA (online travel agency)? | SMR Consulting